| 29 May 2009
Llevamos varios meses analizando intranets, tanto en el sector público como en el privado, y me atrevo a decir que en todos o en casi todos los casos la problemática es muy similar, trataré de resumirlo.
- En todos los casos la información está muy disgregada, existen portales para casi todo, portal del directivo, portal del empleado, portales y portales estancos, que no comparte información entre si.
- Escaso nivel de personalización, lo que implica que los usuarios tengan acceso a grandes volúmenes de información, que no hacen sino distorsionar el acceso al contenido que realmente le interesa.
- Aplicaciones o funcionalidades no orientadas a tareas, es decir, el usuario debe aprender a manejar diferentes mini aplicaciones que en muchas ocasiones tienen lógica distinta, diseño o interfaz diferente no siempre pensada para ser usable.
- Contenidos poco actualizados y mal documentados, al final se terminan colgando documentos sin ningún tipo de información adicional que facilite la localización, sin son contar las infinitas estructuras de árbol donde los administradores cuelgan contenidos que los usuarios no son capaces de localizar.
- Políticas de gestión centralizada y a veces llevada a cabo por el departamento de tecnología, que como su nombre indica entiende de tecnología pero quizás no es el más adecuado para llevar el gobierno de una intranet.
- …
Creo que con esto sirve como ejemplo, y seguro que cada uno encontraría 10 ejemplos más de puntos de mejora.
Ante estas situaciones lo primero en lo que piensan las empresas es en …“Implantar una nueva herramienta”….ERROR….y ….HORROR, seguramente debido a que el comercial de alguna consultora de tecnología ha explicado las bondades de esa nueva plataforma que lo hace todo, y que seguro que es buena, no lo ponemos en duda.
¿Pero donde está el problema? sencillamente en comenzar por el primer punto lógico, analizar la situación, ver las necesidades de mis usuarios, catalogar contenidos y funcionalidades actuales, ver el cruce entre ambos elementos y por último definir la solución optima, es entonces y solo entonces cuando se debe seleccionar la herramienta adecuada, es decir aquella herramienta que nos permita generar ese fantástico entorno, usable, personalizable, donde todo el mundo encuentra todo y todos colaboran.
El implantar una herramienta de forma exitosa, no cabe duda que se puede hacer, nuevos servidores, generación de las diferentes áreas de la intranet, migración de contenidos….
Pero que tenga realmente éxito se deberá a que los usuarios encuentran lo que buscan, que puedan consultar su nómina, pedir una sala de reunión con proyector para cinco personas y ver el calendario de fiestas de su lugar de trabajo.
En próximos posts, trataremos de aportar puntos prácticos de mejora a cada uno de los problemas habituales en las intranets, tenemos muchas fuerzas y ganas de hacer de este blog un lugar de referencia para administradores y gestores de intranets.
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